نحوه برنامه ریزی یک رویداد شام جشن: فهرست نهایی

برنامه ریزی مهمانی

من از کمک به مردم برای برنامه ریزی و آماده شدن برای رویدادها و مهمانی های مهم خود لذت می برم.

با آماده سازی مناسب، رویداد جمع آوری کمک مالی شما می تواند موفقیت بزرگی باشد.

شام جشن چیست؟

مراسم شام جشن معمولاً یک مهمانی نیمه رسمی برای بزرگسالان است که شامل شام، رقص، و حراج یا قرعه کشی می شود. معمولاً یک جشن توسط یک سازمان - اغلب غیرانتفاعی - با هدف تغذیه و سرگرمی اهداکنندگان و مؤسسات خود و جمع آوری پول برای سازمان آنها در یک محیط اجتماعی برگزار می شود.

در یک دنیای عالی، برنامه ریزی برای جمع آوری کمک های مالی یا یک مراسم شام جشن، نسیمی است. حامیان سخاوتمندانه هزینه همه غذاها، سرگرمی‌ها و اقامتگاه‌های شما را پرداخت می‌کنند، در حالی که مهمانان شما بیش از حد مشتاق هستند که برای اقلام حراج پیشنهاد دهند و به هدف شما کمک کنند. متأسفانه، برنامه ریزی یک رویداد گالا در دنیای واقعی مستلزم کمی آمادگی است. برای برنامه ریزی یک شام جشن عالی، باید به دنبال حمایت مالی و داوطلب باشید، یک موضوع و دعوت نامه بسازید، و غذا و سرگرمی رزرو کنید. اجرای موثر این مراحل می تواند معجزه کند. این مقاله به تشریح برخی از مراحل و ضرورت‌های مهم برای برنامه‌ریزی مناسب جشن می‌پردازد.

چک لیست 12 مرحله ای جشن برنامه ریزی

هدف خود را مشخص کنید
تجزیه و تحلیل هزینه ها
قیمت بلیط را تعیین کنید
روش های جمع آوری کمک های مالی خود را انتخاب کنید
کسب حامی مالی
یک مکان را انتخاب کنید
تعیین کنید که تم شما چه خواهد بود
آماده سازی غذا و نوشیدنی
دعوتنامه های خود را طراحی کنید
برنامه ریزی فعالیت ها و سرگرمی های کتاب
محل برگزاری خود را تزئین کنید
به دنبال داوطلب باشید

1. هدف خود را مشخص کنید

دانستن هدفی که با رویداد خود به دست می آورید به شما و تیمتان کمک می کند تا بر این اساس برنامه ریزی کنید. هزینه برنامه ریزی برای جمع آوری کمک های مالی می تواند بسیار بالا باشد، بنابراین جمع آوری حمایت برای هدف خود و ایجاد علاقه در جامعه بسیار مهم است.

اولین گام فرآیند برنامه ریزی باید تعیین هدف برای سازمان شما، تعیین اینکه چه کسی/چه چیزی از جمع آوری کننده کمک مالی سود می برد، و مشخص کردن آنچه که مهمانان می توانند با پیشنهادات و کمک های مالی خود در حراج حمایت کنند، باشد.

قبل از رزرو مکان و مکان تفریحی، باید هدف رویداد خود را مشخص کنید و بودجه ای را تهیه کنید.

کلی سیکما از طریق Unsplash

2. تجزیه و تحلیل هزینه ها

قبل از اینکه فرآیند برنامه ریزی واقعاً شروع شود، سازمان شما باید میزان سرمایه اولیه موجود را تعیین کند. جدول زمانی برنامه ریزی جشن بسته به رویداد متفاوت خواهد بود، اما هزینه های رایج شامل غذا، نوشیدنی، اجاره محل برگزاری، تبلیغات، تجهیزات A/V، موارد برای حراج و سایر هزینه ها می شود.

ردیابی میزان پولی که خرج می‌کنید و چقدر برای کسب سود نیاز دارید، یک جزء کلیدی برای ایجاد یک بودجه دقیق است. به هر حال، هدف از برگزاری جشن، جمع آوری پول است نه خرج کردن آن! با این حال، مطمئناً باید مبلغ قابل توجهی را برای برنامه ریزی و برگزاری رویداد جمع آوری کمک هزینه کنید. اگر همه چیز خوب پیش برود، هزینه های خود را پوشش می دهید و مقدار زیادی بودجه جدید برای هدف خود باقی می ماند.

3. قیمت بلیط را تعیین کنید

پس از تعیین تعداد مهمانانی که می خواهید در آن شرکت کنید، قیمتی برای هر بلیط تعیین کنید. مکان، منو، و هزینه رویداد همگی باید هنگام تعیین قیمت پذیرش در نظر گرفته شوند. علاوه بر بلیط‌های معمولی، حتماً تعداد محدودی از مجوزهای VIP را با قیمت بالاتر ارائه دهید تا به شرکت‌کنندگان VIP امتیازات ویژه در طول رویداد ارائه دهید. فروش بلیط یک راه عالی برای جمع آوری پول اضافی برای اهداف خود است.

4. روش های جمع آوری کمک های مالی خود را انتخاب کنید

برنامه ریزی یک رویداد گالا در درجه اول حول محور جمع آوری پول است، بنابراین انواع روش های جذب سرمایه را در نظر بگیرید. حامیان سازمان شما از اهدای پول خوشحال خواهند شد، اما اجرای فعالیت های دیگر برای مشارکت مهمانان نیز مفید است. برخی از راه های جمع آوری سرمایه اضافی شامل برگزاری قرعه کشی یا حراج بی صدا، فروش نوشیدنی، فروش فرصت های تبلیغاتی، و تقسیم فروش است. با شرکت های پشتیبان مطمئن شوید که تا حد امکان به ایده های زیادی فکر کنید تا برای سازمان پول جمع کنید یا باعث حمایت از شام جشن شوید.

5. کسب حامی مالی

مگر اینکه سازمان شما مقدار زیادی سرمایه اولیه داشته باشد، رویداد شما احتمالاً به حمایت حامیان مالی نیاز دارد. با ارائه تبلیغات و مزایای دیگر به مشاغل خاص، ممکن است بتوانید اقلام ضروری را با نرخ مقرون به صرفه تهیه کنید.

تماس با حامیان مالی از شما می‌خواهد که از تمام بخش‌های شبکه موجود خود استفاده کنید، روابط تجاری بلندمدت ایجاد کنید و با سازمان‌های شرکت‌کننده همزیستی برقرار کنید. رستوران های محلی ممکن است بتوانند یک مکان ارزان یا رایگان به شما ارائه دهند که در آن رویداد خود را برگزار کنید و غذا و نوشیدنی را برای مهمانان خود فراهم کنید. سرگرمی‌ها همچنین می‌توانند حمایت مالی شوند، چه در قالب هنرمندان محلی که با نرخ تخفیفی اجرا می‌کنند و چه به شکل کارهای بزرگ‌تری که توسط حامیان مالی شما پرداخت می‌شود. اگر قصد دارید فعالیت هایی مانند قرعه کشی یا حراج را برنامه ریزی کنید، حامیان مالی نیز ممکن است بتوانند برای رویداد شما جوایزی اهدا کنند.

مکانی که انتخاب می‌کنید باید به تعداد مهمان‌هایی که دعوت می‌کنید، موضوع شما و نوع سرگرمی‌هایی که می‌خواهید ارائه دهید بستگی دارد.

6. محل برگزاری را انتخاب کنید

مکان شما نقش زیادی در روند برنامه ریزی شما ایفا می کند، بنابراین مهم است که گزینه ها را به طور کامل بررسی کنید و مکان مناسبی را انتخاب کنید که بتواند به راحتی حداکثر حضور شما را از جمله سرگرمی ها و ارائه دهندگان غذا را در خود جای دهد.

محیط باید شیک باشد و به افراد اجازه دهد آزادانه معاشرت کنند. اگر مکان شما اهدا می شود، ممکن است کمی برنامه ریزی برای مطابقت با نیازهای شما نیاز داشته باشد، بنابراین قبل از تزئین هر گونه تنظیماتی را که ممکن است لازم باشد به دقت در نظر بگیرید. دکوراسیون شما باید با لباس مهمانان و تم شما مطابقت داشته باشد.

7. تعیین کنید که تم شما چه خواهد بود

یک تم خلاقانه برای مراسم گالا شما فضای منحصر به فردی را برای مهمانان شما فراهم می کند. خواه برادوی باشد، قرون وسطایی، بالماسکه، کریسمس، دریایی یا چیز دیگری، یک تم می تواند به انتخاب منو، دکوراسیون، فعالیت های برنامه ریزی شده و کد لباس شما کمک کند.

هنگام برنامه ریزی یک رویداد موضوعی، مهم است که مطمئن شوید که دکوراسیون، وسایل مرکزی و سرگرمی شما به درستی متناسب هستند. در برخی موارد، ممکن است لازم باشد با یک سازمان آشنا با رویدادهای موضوعی تماس بگیرید تا از ارائه درست اطمینان حاصل کنید.

حتما غذاهای متنوعی را در دسترس مهمانان خود قرار دهید، زیرا برخی از شرکت کنندگان احتمالاً گیاهخوار، گیاهخوار، گلوتن یا عدم تحمل لاکتوز و غیره هستند.

8. آماده سازی غذا و نوشیدنی

در اطراف خرید کنید و با خدمات مختلف پذیرایی، رستوران ها و سایر موسسات تماس بگیرید تا ببینید آیا می توانند از مهمانان شما پذیرایی کنند یا خیر. در نظر بگیرید که آیا می‌خواهید یک بار نقدی داشته باشید یا بار باز، و منویی تهیه کنید که دارای گزینه‌های گیاهی و بدون گلوتن باشد.

منوی شما باید متنوع باشد و اینکه در شام جشن چه چیزی سرو کنید به ماهیت رویداد، موضوعی که انتخاب کرده اید و بودجه سازمان شما بستگی دارد. همچنین ممکن است بخواهید ظروف نوشیدنی خود را شخصی سازی کنید تا تأثیر ویژه ای بر مشتریان خود داشته باشید.

9. دعوتنامه های خود را طراحی کنید

دعوت شما اولین چیزی است که مهمانان احتمالی می بینند، بنابراین ایجاد یک دعوت به یاد ماندنی گام مهمی در برنامه ریزی رویداد شما است. ایجاد یک دعوتنامه خوب نیاز به اطلاعات دقیق و ارائه ای دارد که توجه را به خود جلب کند.

شامل اطلاعاتی مانند تاریخ، زمان، مکان، و رسمی و همچنین جزئیات مهم مانند افرادی که از رویداد، موضوع انتخاب شده و فعالیت های برنامه ریزی شده سود می برند. در هنر نوشتن دعوتنامه جشن به شما این امکان را می دهد که خلاق باشید، اما همچنین مهم است که لحن شما منعکس کننده رسمی بودن رویداد باشد.

10. برنامه ریزی فعالیت ها و سرگرمی کتاب

برنامه ریزی یک شام جشن موفقیت آمیز حول رزرو سرگرمی های مناسب و فعالیت هایی است که برای جمع آوری پول طراحی شده اند. با مکان‌های محلی تماس بگیرید و در مورد اجراهای زنده احتمالی و همچنین اقلام احتمالی برای اهدای قرعه‌کشی یا حراج بی‌صدا جویا شوید. مطمئن شوید که اشکال سرگرمی را پیدا کنید که با موضوع شما همخوانی داشته باشد و مهمانان هم جذاب و هم مناسب بدانند.

11. محل برگزاری خود را تزئین کنید

یکی از آخرین مراحلی که برای آماده شدن برای شام جشن خود برمی دارید، تزئین محل برگزاری است. رنگ های مکمل پررنگ را انتخاب کنید و مطابق با تم انتخابی خود تزئین کنید. برای ایجاد محیطی بصری خیره کننده برای مهمانان خود و دادن فضایی جشن به مراسم خود از آثار مرکزی، آثار هنری و وسایل منحصر به فرد استفاده کنید.

با توجه به اهمیت ارائه یک فضای منحصر به فرد، ممکن است نیاز به کمک قرارداد در دکوراسیون باشد. شرکت‌های مختلفی وجود دارند که به برنامه‌ریزان رویداد کمک می‌کنند تا مکان‌ها را در هر شکل و اندازه‌ای با توجه به تم و طرح رنگ تزئین کنند. بسیاری از آنها الگوها و مطالبی را برای طیف گسترده ای از موضوعات رویدادهای رایج در دسترس دارند.

12. به دنبال داوطلب باشید

وقتی همه چیز برنامه ریزی شد، باید افرادی را پیدا کنید که به راه اندازی و نگهداری رویداد کمک کنند. با استفاده از شبکه و منابع خود در داخل و خارج از سازمان، داوطلبانی را برای کمک به خوشامدگویی به مهمانان، نشستن افراد، سرو غذا، و کمک به اطمینان از اینکه شب بدون مشکل برگزار می شود، پیدا کنید.

موفق باشید!

یک شام جشن موفقیت آمیز یکی از بهترین راه ها برای جلب حمایت سازمان شما است، اما به برنامه ریزی و آمادگی زیادی نیز نیاز دارد. اطمینان از درست بودن همه چیز قبل از آمدن یک مهمان، کمک می کند که عصر به آرامی جریان داشته باشد و سازمان شما را در یک فضای حرفه ای نشان دهد. جمع آوری کمک های مالی در رشد هر کسب و کار یا سازمان غیر انتفاعی ضروری است و مدیریت موثر هر مرحله کلید یک شب به یاد ماندنی است.

این محتوا تا جایی که نویسنده می‌داند دقیق و درست است و قرار نیست جایگزین توصیه‌های رسمی و شخصی از یک متخصص واجد شرایط شود.